מבוא

המחשבים ומערכות המידע תופסים כיום מקום חשוב בכל תחום בחיינו, בפרט בעסקים. אין בנמצא היום בית עסק או חברה שאינם נעזרים במחשב או במערכת מידע, בין אם זו תוכנת הנהלת חשבונות פשוטה או מערכת ERP מתוחכמת.

מערכות המידע מהוות חלק בלתי נפרד מן העסק, ובהן מאוחסן כל המידע הקיים – מהזמנות לקוחות, דרך מלאי ועד כל התנועות הכספיות של העסק.

מרבית העסקים מדקדקים רבות בעת בחירת מערכת מידע חדשה, ובודקים היטב את הפונקציונליות שלה. לרוכשי המערכות חשוב שניתן יהיה לבצע בעזרתה את כל התהליכים המתבצעים בעסק כדוגמת רכש, מכירות ושירות, ואין זה משנה אם מערכת המידע נרכשת כתוכנת מדף או מפותחת לפי צרכי העסק. אין ספק שהטמעת מערכת מידע חדשה בעסק כרוכה בעלויות רבות, בנוסף לעלות הרכישה, כמו עלות הסבת הנתונים ממערכת המידע הישנה אל החדשה ועלות ההטמעה בקרב עובדי העסק.

בעלי עסקים רבים אינם מודעים לפן המיסוי הקיים במערכות המידע. דהיינו, הבדיקה האם הן עונות על הוראות החוק – הוראות ניהול פנקסי חשבונות, הוראות משולבות של מס הכנסה ומע"מ וכן הלאה. במאמר זה נפרט בקצרה מספר כללים החלים על מערכות המידע.

מערכות מידע: כללי

הוראות ניהול פנקסי חשבונות חלות על כל העסקים וחובה לנהל מערכת חשבונות על פיהן.

ההוראות נחלקות לשני חלקים עיקריים:

חלק א': פירוט ההוראות הכלליות החלות על כל העסקים ללא קשר למהות עסקם.
חלק ב': פירוט הוראות ספציפיות החלות על עסקים מסוג מסוים כגון יצרנים, סיטונאים, קמעונאים, קבלנים, בעלי מקצועות חופשיים, נותני שירותים ועוד.

במידה שבמהלך עסקיו של עסק הוא אינו יכול למלא הוראה מסוימת, עליו לפנות לרשויות המס ולבקש הקלה או פטור בביצוע סעיף זה בהוראות ניהול פנקסי חשבונות.

הוראות ניהול פנקסי חשבונות חלות על ספרי החשבון שעל העסק לנהל ועל תיעוד הפנים (רישום בגין פעולה שנעשית על ידי העסק, כמו מכירה או תשלום) שעליו להפיק, האופן והצורה שיש להפיקם, וכן על תיעוד החוץ (רישום בגין פעולה שמתקבלת בעסק מגורם חוץ, כמו רכישה) שעליו לנהל ולשמור.

מערכות מידע: תיעוד

ישנן הוראות מפורטות הדנות בתוכן ובצורה של תיעוד הפנים שעל העסק להפיק. עסק אינו חייב להפיק את כל סוגי האסמכתאות המפורטות בהוראות, אלא רק את האסמכתאות הרלוונטיות למהלך עסקיו ולמהות עסקו.

התיעוד הקיים הינו שובר קבלה, תעודת משלוח, חשבונית מס, הודעת זיכוי, רשימת מפקד המלאי ועוד.

ההוראות מפרטות מתי יש להפיק כל תיעוד, כיצד יש להפיקו ואיזה מידע עליו לכלול. למשל, חשבונית מס תופק בעת מכירה או מתן שירות ללקוח ותכלול את שם העסק, כתובתו, שם הלקוח, כתובתו, תיאור הטובין, הכמות, המחיר ליחידה, סכום חשבונית כולל ללא מס ערך מוסף ועוד. לכן, חשוב ביותר לבדוק את תיעוד הפנים שמופק ממערכות המידע בעסק ולבדוק אם הוא עומד בהוראות. בנוסף, יש לבדוק כי כל תיעוד הפנים הנדרש אכן מופק.

מערכות מידע: ספרי חשבון

ספרי החשבון הם הפנקסים שעל העסק לנהל כמפורט בהוראות ניהול פנקסי חשבונות. ההוראות מפרטות אילו ספרים על העסק לנהל, כיצד יש לערוך אותם ועוד.

ספרי החשבון הקיימים: ספר קופה, ספר תנועת המלאי, ספר הזמנות, חשבון מס ערך מוסף על עסקאות ועל תשומות.

ההוראות מפרטות כיצד יש לערוך ולנהל כל ספר חשבון, איזה מידע יש לכלול בו, כיצד יש לרשום הפרטים הדרושים ועוד.

למשל, ספר קופה יהיה חשבון קופה במערכת חשבונות ממוחשבת ובו יירשמו כל תקבול וכל תשלום בציון התיעוד שהופק בגינו.

יש לבדוק בכל עסק כי אכן הוא מנהל את כל ספרי החשבון הנדרשים, וכי הם מכילים את כל המידע והפרטים המלאים בהתאם להוראות.

נהלי הרישום במערכת חשבונות

אלה הם הנהלים על פיהם יש לערוך את התיעוד הנערך בעסק. הנהלים כוללים מידע רב בנושאים רבים כמו: מועד עריכת התיעוד, ניהול רישום בתיעוד פנים, תוכן וצורה של ספרי חשבון, מועדי רישום בספרי חשבון, אופן הרישום, נהלי רישום, נוהלי תיקון, שמירה וכו'.

נהלי הרישום הם חשובים ביותר, כיוון שהם מפרטים כיצד יש לפעול בעבודה השוטפת הכרוכה ברישום ובהפקת התיעוד בעסק. להלן מספר דוגמאות לנהלים חשובים:

1. אין לתקן תיעוד פנים במערכת חשבונות ממוחשבת אלא באמצעות תיקון נוסף.
2. שפת הרישום במערכת חשבונות תהיה עברית או ערבית בלבד.
3. כל הפקה נוספת של תיעוד פנים (מעבר לעותק המקור) תופק בציון המילה "העתק".
4. המידע הקיים במערכת החשבונות יישמר למשך שבע שנים.
5. תיעוד פנים בגין מכירה או תקבול ייערך סמוך לביצוע הפעולה.

על כל עסק לבחון כי כל התיעוד המופק וכל פעולה שנערכת בגינו ערוכים על פי ההוראות, וכן כי הוא עונה על הכללים הנוגעים לניהול מערכת חשבונות ממוחשבת.

זכרו: אי ביצוע ההוראות ככתבן וכלשונן עלול לגרום לפסילת ספרים ולסנקציות שונות שיוטלו על העסק בהתאם להחלטתו של פקיד מס הכנסה. על כן, על כל עסק לערוך בדק בית ולבדוק כי הוא עומד בהוראות הרלוונטיות לסוג עסקיו ולמהותם.